|
Việc dịch Khung phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 sang tiếng Việt và mở rộng các phần có liên quan đến Việt Nam như: lịch sử, địa lý, các nhóm dân tộc, ngôn ngữ Việt Nam, văn học, đảng phái chính trị, chủ nghĩa Mác Lê Nin, được tiến hành trong thời gian từ tháng 11/2003 đến tháng 06/2006. Ngày 16 tháng 08 năm 2006, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chính thức công bố ấn bản tiếng Việt Khung phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14.
Ngày 07 /05/2007, Bộ Văn hóa - Thông tin đã ban hành quyết định số 1598/BVHTT-TV quy định các thư viện trong cả nước áp dụng Khung phân loại DDC trong công tác phân loại.
Ngay sau đó, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tổ chức hai lớp đào tạo “Giảng viên phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14”; ban hành công văn số 368/CV-TVQGVN về việc hướng dẫn triển khai áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong đó có đưa ra hướng dẫn việc áp dụng khung này bắt đầu từ ngày 01 tháng 06 năm 2007.
Dịch, mở rộng và thích nghi DDC 14 thích nghi với điều kiện Việt Nam để:
- Sử dụng hệ thống phân loại Dewey trong đại đa số các thư viện Việt Nam là các thư viện vừa và nhỏ (với vốn sách trên dưới 20.000 tên).
- Sử dụng kết hợp với nguyên bản tiếng Anh DDC 22 trong các thư viện lớn, trong khi chưa có điều kiện dịch Ấn bản đầy đủ.
- Làm quen với Hệ thống phân loại Dewey và hỗ trợ công tác đào tạo phân loại theo DDC.
- Rút kinh nghiệm và giảm bớt công sức trong việc dịch Ấn bản đầy đủ sau này.
DDC được hơn 200 thư viện sử dụng tại 138 quốc gia trên thế giới, chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á- Thái Bình Dương, 13 nước châu Mỹ, 8 nước châu Âu, 7 nước ở Trung Đông. Trong 125 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước đã đưa ký hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy tính. Chính vì vậy, khung phân loại DDC mang tính quốc tế cao, bên cạnh đó khung này được cập nhật liên tục, thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, xuất bản. DDC cũng là khung phân loại được cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại được sử dụng ở Việt Nam.
Tại hội thảo quốc tế với chủ đề: “ Hệ thống và Tiêu chuẩn cho Thư viện Việt Nam” họp tại Hà Nội từ ngày 26/9 đến 28/9/2001, các thư viện, trung tâm thông tin Việt Nam đã thống nhất áp dụng ba chuẩn (DDC, MARC 21, AACR2 là những tiêu chuần nghiệp vụ mang tính quốc tế ) trong hoạt động thông tin – thư viện. Đây là cơ sở để chuẩn hoá nghiệp vụ Thư viện Việt Nam, giúp Thư viện Việt Nam nhanh chóng hội nhập và trao đổi thông tin, chia sẻ nguồn lực thông tin với các trung tâm thông tin và các thư viện thế giới.
Việc triển khai áp dụng khung phân loại DDC 14 là một trong những công tác vô cùng quan trọng đối với hệ thống thư viện Việt Nam. Công tác triển khai DDC bao gồm: việc áp dụng khung này trong cả nước và việc chuyển đổi khung phân loại ở các thư viện.
Trong phạm vi bài viết, chúng tôi đề cập đến việc chuyển đổi khung phân loại hay nói cách khác là việc hồi cố cơ sở dữ liệu (CSDL) có ký hiệu phân loại trước đây sang khung phân loại DDC. Nhằm thống nhất ký hiệu phân loại trong CSDL để cho việc truy cập thông tin được dễ dàng cũng như việc sắp xếp tài liệu theo kho mở đuợc thuận lợi.Công tác này phải được tiến hành cùng với việc xử lý tài liệu mới nhập vào thư viện. Tuy nhiên việc chuyển đổi toàn bộ tài liệu theo khung phân loại DDC nhanh hay chậm còn tùy thuộc vào nhiểu yếu tố như: kinh phí, nhân lực, phương pháp tiến hành chuyển đổi,… Nhưng công tác chuyển đổi khung phân loại theo DDC ở các Thư viện Việt Nam là công tác không thể thiếu được trong việc chia sẻ thông tin và hội nhập với thư viện thế giới theo ba tiêu chuẩn mà thư viện Việt Nam đã thống nhất áp dụng .
Hệ thống thư viện công cộng trước đó sử dụng khung phân loại 19 dãy, khung BBK. Hệ thống thư viện đại học trước đó sử dụng khung phân loại thập phân bách khoa, BBK,…đều phải hồi cố toàn bộ CSDL của mình theo khung DDC. Hòa trong xu thế chung, Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. HCM đã thực hiện công tác triển khai DDC 14 như sau:
1.Tập huấn DDC 14:
Thư viện đã tham gia và tổ chức các lớp tập huấn:
*Tập huấn DDC 14 do Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức:
Tham gia lớp đào tạo “Giảng viên phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14” tại TVKHTH TP.HCM từ ngày 30 tháng 10 năm 2007 đến 03 tháng 11 năm 2007.
Số lượng: 5 người chính thức, 2 người dự thính.
*Tập huấn DDC 14 và biên mục theo MARC 21 cho các thư viện quận huyện.
Phòng Nghiệp vụ - Mạng lưới đã tổ chức khoá tập huấn “phân loại theo DDC va Biên mục theo MARC 21” cho thư viện quận huyện từ ngày 25 tháng 5 năm 2007 đến ngày 30 tháng 5 năm 2007.
Số lượng: 33 học viên.
*Tập huấn DDC 14 cho đội ngũ nhân viên TVKHTH TP.HCM:
Sau khi tham gia lớp đào tạo do Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức, thư viện đã thành lập nhóm hướng dẫn nghiệp vụ DDC gồm 5 thành viên. Nhóm này có nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ DDC cho hệ thống thư viện quận huyện và các nơi có yêu cầu.
Thư viện đã tổ chức 2 lớp đào tạo tại chỗ về DDC 14:
-Tập huấn DDC 14 cho đại diện các phòng ban: ngày 15, 19, 21/06/2007.
-Tập huấn DDC 14 cho phòng đọc: ngày 13-16/07/2007.
Việc tập huấn cho các phòng ban và phòng đọc nhằm mục đích giúp họ có khái niệm hiểu biết về khung phân loại DDC, khẳng định khung phân loại này là một trong ba tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế được chính thức áp dụng cho Thư viện Việt Nam. Tập huấn cho phòng đọc để trang bị cho họ kiến thức phục vụ người sử dụng thư viện theo khung mới.
2.Chuyển đổi số phân loại kho mở BBK-DDC:
Thực hiện công văn số 368/CV-TVQGVN, các tài liệu nhập vào thư viện xử lý theo phân loại DDC, nhưng kho mở của thư viện xếp theo khung BBK là điều không hợp lý, gây nên khó khăn cho nhân viên phòng đọc trong việc nắm bắt những gì mình đã được tập huấn (học cái mới, phục vụ theo cái cũ, xếp những sách mới được chọn đưa ra kho mở vào vị trí nào trong kho mở DDC) và khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm tài liệu (phải luôn luôn giải đáp thắc mắc tại sao tài liệu trong kho có hai loại ký hiệu phân loại, chẳng lẽ ở kho mở có 2 bảng phân loại khác nhau giới thiệu về nội dung tài liệu có trong kho,…). Về mặt nghiệp vụ thư viện toàn bộ tài liệu của thư viện đều theo một số phân loại là điều kiện thuận lợi cho công tác phục vụ bạn đọc của thư viện; cũng như phải hiểu rõ ý nghĩa của triển khai một khung phân loại mới chính là áp dụng khung phân loại mới và chuyển đổi khung phân loại cũ theo cái mới.
Vì vậy, Ban giám đốc thư viện quyết định sử dụng thời gian đóng cửa kiểm kê năm nay của thư viện từ 18/07 đến 21/08/2007 tập trung vào chuyển đổi số phân loại kho mở BBK – DDC.
Ban giám đốc phân công trách nhiệm cụ thể cho cán bộ chịu trách nhiệm cụ thể chuyển đổi BBK – DDC tại cơ quan và hệ thống thư viện quận huyện. Thành lập nhóm chuyển đổi số phân loại kho mở BBK – DDC, nhóm này có trách nhiệm lên kế hoạch và thực hiện công tác được giao.
2.1Kế hoạch chuyển đổi số phân loại kho mở BBK – DDC:
2.1.1 Số lượng:
Tổng số tài liệu dự định: 8283 tài liệu gồm:
- Kho mở đọc 1: 5018 tài liệu (Việt: 4143 tài liệu; Ngoại: 875 tài liệu).
- Kho mở đọc 2: 2165 tài liệu (Việt: 1168 tài liệu; Ngoại: 498 tài liệu).
- Kho mở dịch vụ tham khảo : 1100 tài liệu.
2.1.2 Thời gian hoàn thành:
Thời gian đóng cửa: 18//07/2007 – 21/08/2007: 24 ngày
Thời gian dự kiến hoàn thành chuyển đổi: 20 ngày và 4 ngày dự phòng.
Công việc tiến hành và hoàn tất: 18/07/2007 – 13/08/2007.
Thời gian làm việc: chủ yếu trong giờ hành chính (có thể yêu cầu làm ngày thứ bảy).
Năng suất tài liệu xử lý trong 20 ngày ở kho mở đọc 1 & 2: 7183 tài liệu: 20 ngày = 360 tài liệu.
Năng suất dự kiến: 480 tài liệu/ ngày. Do vậy, việc hoàn thành chuyển đồi sang số phân loại DDC mang tính khả thi.
2.1.3 Công tác chuẩn bị:
- Tập huấn DDC 14.
- Tập huấn chuyển đổi kho mở BBK – DDC theo quy trình, theo đội, lắp ráp theo dây chuyền.
- Thống kê số lượng tài liệu ở kho mở đọc 1 & 2 dự kiến chuyển đổi.
- Chuẩn bị tài liệu, bàn để sách và kệ trống cho việc xử lý và sắp xếp tài liệu.
- Sắp xếp cơ sở dữ liệu của kho mở 1& 2 theo môn loại BBK và in ra giấy để làm công cụ chuyển đổi.
Ví dụ:
F
|
STT |
TLID |
BBK |
SUBJECT HEADING |
MXG |
DDC |
|
1524 |
267280 |
F973.2-018z73 |
630:$aMatlab (chương trình máy tính)$vGiáo trình |
Vv7276/A |
|
*Lý do chọn lựa cách tiến hành chuyển đổi:
- Tài liệu của thư viện được định chủ đề dựa vào LCSH (Library of Congress Subject Heading) phản ánh các nội dung đề tài có trong tài liệu. Nó được xem như cầu nối giữa ký hiệu phân loại BBK và DDC, thông qua ký hiệu phân loại BBK và Subject Headings, chúng ta dễ dàng hơn trong việc chọn lựa số DDC thích hợp cho tài liệu.
- Không chọn số ký hiệu BBK làm công cụ chính cho việc chuyển đổi mà phải kết hợp với Subject Headings, bởi vì:
+Nếu phiên ngang khung phân loại BBK tương ứng với khung phân loại DDC đòi hỏi nhiều thời gian không kịp cho việc khi mở cửa phục vụ thì kho mở chuyển hết sang DDC, chưa kể việc phiên ngang không chính xác.
+Nếu tập hợp tất cả các ký hiệu BBK có trong kho mở, sau đó xử lý theo cách phiên ngang thì không chính xác, chưa kể một tài liệu có thể có hơn một số ký hiệu BBK.
Chẳng hạn như các phần mềm máy tính, chương trình máy tính, ngôn ngữ lập trình trong khung phân loại BBK đều đưa vào F973.2-018. Nhưng trong khung phân loại DDC, chúng ta có ký hiệu từ 004 đến 006.
Ví dụ: Ngôn ngữ lập trình C#, Windows XP.
Theo BBK: F973.2-018
Theo DDC: Ngôn ngữ lập trình C# à 005.13
Windows XP à 005.4
- Trong công cụ chuyển đổi bằng giấy có ghi số đăng ký cá biệt chính là tài liệu có ở kho mở.
- Sử dụng công cụ chuyển đổi trên giấy:
+Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự và chi tiết môn loại BBK như kho mở.
+Trong quá trình xử lý đỡ mất nhiều thao tác so với bằng máy (sửa trên biểu ghi có một nhóm khác chịu trách nhiệm), cũng dễ phân chia nhỏ các vần cho những người chỉnh lý số phân loại, tiện lợi cho việc xử lý ở nhà.
+Một số cán bộ thư viện chưa có khả năng phân loại ở mức chuyên nghiệp sẽ phân loại trên giấy (xử lý thô hay xử lý ban đầu), sau đó chuyển cho cán bộ chuyên trách phân loại xử lý hòan chỉnh hơn(xử lý tinh). Điều này cũng giúp một số người không phân loại thường xuyên nâng cao trình độ phân loại và giúp cho người xử lý chuyên trách tập trung vào hoàn chỉnh số phân loại (họ tự phân loại và chỉnh lý số phân loại của các đồng nghiệp).Sản phẩm phân loại sẽ nhiều hơn so với cán bộ chuyên trách phải tự đảm nhận hết.
Ngoài các bước chuẩn bị trên, chúng ta còn phải:
- Chuẩn bị công cụ làm việc như: DDC 22, DDC 14 (Phân loại ở thư viện chúng tôi là sự kết hợp khung DDC 22 và khung DDC 14 rút gọn tiếng Việt), các tài liệu tham khảo khác.
- Khảo sát thực tế, phân công trách nhiệm, đưa ra giải pháp tiến hành.
- Thao tác thử để lấy năng suất bình quân chuyển số phân loại BBK –DDC trên công cụ chuyển đổi bằng giấy để lấy năng suất bình quân.
- Dự trù văn phòng phẩm.
- Đề nghị phòng máy tính hỗ trợ về số lượng máy tính, mở account và cấp quyền chỉnh sửa số phân loại trên biểu ghi.
2.1.4 Nhân sự:
Phân công cụ thể :
- Người chịu trách nhiệm chung việc chuyển đổi số phân loại kho mở BBK –DDC.
- Người chịu trách nhiệm kho mở 1.
- Người chịu trách nhiệm kho mở 2.
- Người chịu trách nhiệm kho dịch vụ tham khảo.
- Số lượng người phân loại DDC.
- Phân công làm việc trong các nhóm ở phòng đọc như: sửa số phân loại trên giấy, sửa số phân loại trên biểu ghi, sửa số phân loại trên tài liệu, in nhãn, dán nhãn, sắp xếp tài liệu lên kệ., kiểm tra.
- Viết và hướng dẫn các quy trình như: nhập máy, in nhãn tài liệu và dán nhãn tài liệu theo số phân loại, chuyển đổi kho mở BBK – DDC.
2.2 Thực hiện chuyển đổi:
Tiến hành việc chuyển đổi theo kế hoạch đã được đặt ra, theo dây chuyền đã được phân công, thực hiện đúng quy trình ở các khâu, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu, thao tác khoa học tránh những thao tác thừa.
Giải quyết các vấn đề nãy sinh trong quá trình chuyển đổi như:
- Người cán bộ chuyển đổi BBK – DDC trên công cụ giấy phải làm trước một số tài liệu gối đầu để thực hiện kế hoạch và phải mang về nhà làm để có đủ số lượng xử lý theo dây chuyền.
- Trùng số đăng ký cá biệt trong cùng một môn loại.
- Một số đăng ký cá biệt có ở nhiều môn loại (Khung BBK cho phép có hơn một ký hiệu môn loại).
- Sách giao xuống kho nhưng quên chưa mở khoá dẫn đến tình trạng có sách nhưng không có trong cơ sở dữ liệu của kho mở,vv…
Do vậy, chúng tôi phải kết hợp công cụ chuyển đổi trên giấy và thẻ vị trí của tài liệu.
- Lập bảng hướng dẫn khung DDC ở kho mở 1 & 2 và ở các kệ.
2.3 Kết quả:
Nhờ sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của các đồng nghiệp trong công việc, phải hoàn thành chuyển đổi kho mở BBK –DDC để kịp thời phục vụ bạn đọc. Trong thời gian nêu trên, chúng tôi đã xử lý:
8.358 tài liệu (Kho mở 1& 2, kho mở tài liệu sở hữu trí tuệ).
1.100 tài liệu kho dịch vụ tham khảo.
Sau khi thực hiện xong việc chuyển đổi kho mở BBK –DDC, chúng tôi họp lại để rút kinh nghiệm cho việc thực hiện việc chuyển đổi toàn bộ tài liệu sang DDC sau này. Chẳng hạn như:
- Ở công cụ chuyển đổi bằng giấy tránh trùng số đăng ký cá biệt trong cùng một môn loại.
- Mỗi một số đăng ký cá biệt chỉ có một số phân loại.
- Bảo đảm CSDL của kho phản ánh đúng vị trí của tài liệu trong kho.
- Xử lý hồi cố tài liệu theo phương pháp cuốn chiếu tức là tài liệu năm gần nhất rồi đến các năm trở về sau.
- Khi chuyển đổi bên cạnh ký hiệu phân loại mới DDC, thư viện vẫn giữ ký hiệu BBK để sau này thực hiện dự định chuyển đổi hàng loạt ký hiệu phân loại BBK phản ánh thực tế tài liệu sang DDC tương ứng. Cần có các thực nghiệm để đánh giá hiệu quả dự định này như thế nào? Tác động của dự định này trong việc rút ngắn thời gian hồi cố tài liệu theo DDC.
- Sau mỗi lần chuyển đổi rút kinh nghiệm để tìm ra phương án tối ưu nhằm rút ngắn thời gian chuyển đổi toàn bộ tài liệu của thư viện theo khung phân loại DDC.
Khung phân loại DDC 14 ra đời nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu phân loại tài liệu nói về Việt Nam. Sự kết hợp giữ khung phân loại DDC 22 và DDC 14 đã giải quyết đươc những vấn đề khó khăn khi phân loại tài liệu nói về Việt Nam.Trước khi DDC 14 ra đời cũng có nhiều bản dịch ra để phân loại tài liệu Việt Nam, nhưng thư viện chúng tôi vẫn tuân thủ theo nguyên tắc phân loại theo DDC 22, các tài liệu dịch khác chỉ để làm tham khảo. Vì vậy trong quá trình chuyển đổi, chúng tôi không phải chỉnh sửa hàng loạt một số ký hiệu từ DDC sang DDC.
Ví dụ:
Văn học Việt Nam: 810 à 895.922
Đảng Cộng sản Việt Nam: 335.5 à 324.259707
Tư tưởng Hồ Chí Minh: 335.5 à 335.4346
Tiểu sử và sự nghiệp của Hồ Chí Minh:
335.5271 à 959.704092
Tóm lại, công tác triển khai khung phân loại DDC14 bao gồm áp dụng và chuyển đổi là công tác phải tiến hành thường xuyên trong các thư viện, để đạt được mục đích cuối cùng là toàn bộ tài liệu của thư viện phân loại theo DDC. Trong đó việc chuyển đổi theo DDC đòi hỏi phải kết hợp nhiều yếu tố như: kinh phí, nhân lực, phương thức tiến hành chuyển đổi, thời gian... Do đó, các thư viện cần chọn lựa cho mình một phương án tối ưu để rút ngắn thời gian chuyển đổi, nhanh chóng đưa toàn bộ vốn tài liệu của mình theo tiêu chuẩn quốc tế về phân loại hay nói cách khác theo tiêu chuẩn DDC đã được Thư viện Việt Nam thống nhất áp dụng.
Th.s. Huỳnh Trung Nghĩa
Thư Viện KHTH TP.HCM
| 
