Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ hệ thống Thư viện quận huyện thành phố Hồ Chí Minh
Th.s. Huỳnh Trung Nghĩa
Thư viện KHTH Tp. HCM
Quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ Văn hóa – Thông tin, các chuẩn nghiệp vụ quốc tế phổ biến gồm DDC, MARC 21 và AACR2 được Bộ VH – TT quyết định áp dụng trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các thư viện Việt Nam với mục tiêu: Chuẩn hóa - Thống nhất - Hội nhập của ngành thư viện Việt Nam với thế giới.
Thực tiễn hội nhập ở Việt Nam cho thấy, việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vừa là nhu cầu tự thân nhưng cũng là đòi hỏi quốc tế khi Việt Nam Nam
Sự phát triển của hệ thống Thư viện quận huyện Tp. Hồ Chí Minh về mặt nghiệp vụ cũng nằm trong quyết định nêu trên. Đây cũng là cơ hội để hệ thống thư viện này thống nhất về chuyên môn với Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố (trước tháng 6/2007 hệ thống thư viện phân loại theo khung 19 dãy, mô tả theo ISBD).
I. CÁC TIÊU CHUẨN THỐNG NHẤT
AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành. Do cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu, nên qui tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện (multimedia). Ngoài ra, giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn.
1.2 Tiêu chuẩn MARC 21
Việc áp dụng MARC 21 đã mang lại cho thư viện những lợi ích như:
− Tên tác giả cá nhân: mô tả năm sinh và năm mất đi kèm với tên tác giả đã giúp cho yêu cầu tra tìm thông tin được chính xác trong việc chọn lựa giữa những tác giả trùng tên họ nhưng khác năm sinh. Điều này mang lại hiệu quả cao trong tìm tin theo tác giả cũng như tiết kiệm được thời gian tìm tin.
− Người dùng tin có thể tìm thông tin qua các điểm truy cập như nhan đề, tác giả, đề mục chủ đề, tùng thư,… hoặc thông qua các biểu thức tìm như tìm kiếm, tìm kiếm chi tiết, tìm kiếm nâng cao.
− Thông báo cho người sử dụng thư viện về tình trạng của tài liệu: chưa mượn, đã mượn, đang xử lý, đem đi đóng,..
− Thống kê thành phần nội dung kho tài liệu, lượt bạn đọc tra cứu trên máy tính,….
− Người dùng tin trong và ngoài thư viện có thể truy cập thông tin cơ sở dữ liệu của thư viện.
Trong quá trình biên mục tài liệu theo MARC 21 với phần mềm WIN/ISIS, thư viện quận huyện cũng có thể tra cứu tài liệu của thư viện mình thông qua bộ máy cơ sở dữ liệu của Thư viện KHTH và download các tài liệu này về thư viện chỉ thay thế vào số đăng ký cá biệt của thư viện mình là phục vụ ngay (chỉ xử lý những tài liệu không có trong biểu ghi của thư viện KHTH).
1.3 Tiêu chuẩn DDC
DDC được hơn 200 thư viện sử dụng tại 138 quốc gia trên thế giới, chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á- Thái Bình Dương, 13 nước châu Mỹ, 8 nước châu Âu, 7 nước ở Trung Đông. Trong 125 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước đã đưa ký hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy tính. Chính vì vậy, khung phân loại DDC mang tính quốc tế cao, bên cạnh đó khung này được cập nhật liên tục, thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, xuất bản. DDC cũng là khung phân loại được cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại được sử dụng ở Việt Nam
Ngày 07/05/2007, Bộ Văn hóa - Thông tin đã ban hành quyết định số 1598/BVHTT-TV quy định các thư viện trong cả nước áp dụng Khung phân loại DDC trong công tác phân loại.
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tổ chức hai lớp đào tạo “Giảng viên phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14”; ban hành công văn số 368/CV-TVQGVN về việc hướng dẫn triển khai áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong đó có đưa ra hướng dẫn việc áp dụng khung này bắt đầu từ ngày 01 tháng 06 năm 2007.
Phòng Nghiệp vụ - Mạng lưới đã tổ chức khoá tập huấn “Phân loại theo DDC và Biên mục theo MARC 21” cho thư viện quận huyện từ ngày 25 tháng 5 năm 2007 đến ngày 30 tháng 5 năm 2007. Số lượng: 33 học viên.
Công tác triển khai DDC bao gồm: việc áp dụng khung này trong cả nước và việc chuyển đổi khung phân loại ở các thư viện theo DDC.
1.4 Số Cutter – Sanborn
Số Cutter – Sanborn được sử dụng cùng với khung phân loại DDC và được nhiều nơi trên thế giới sử dụng. Số này rất tiện lợi cho việc sắp xếp tài liệu theo kho mở.
1.5 Từ khoá
Từ khoá: từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu.
Ngôn ngữ từ khóa được sử dụng rộng rãi trong việc tạo lập các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục của các cơ quan thông tin – thư viện trong nước và trên thế giới. CSDL là tập hợp các dữ liệu về các tài liệu được tổ chức dưới hình thức cho việc tìm tin tự động hoá. CSDL là hệ thống lưu trữ, tìm tin tự động hoá mà trong đó từ khóa trở thành một trong những ngôn ngữ tìm tin rất quan trọng. Từ khoá được dùng để phản ánh nội dung tài liệu đưa vào CSDL và được xử lý như một dấu hiệu tìm tin theo nội dung. Từ khoá còn dùng để phản ánh nội dung của yêu cầu thông tin.
II. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Các tiêu chuẩn nêu trên là những tiêu chuẩn cần thiết cho hệ thống Thư viện quận huyện Tp. HCM trong việc thống nhất về mặt nghiệp vụ cũng như chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện – cơ quan thông tin,
Muốn cho việc thống nhất nghiệp vụ này được tiến hành một cách nhanh chóng, theo quan điểm chúng tôi Thư viện KHTH Tp. HCM cần đưa ra những định hướng như sau:
2.1 Tập huấn
Mở các lớp tập huấn cho hệ thống thư viện quận huyện như:
− Lớp DDC nâng cao.
− Lớp Tra tìm và tải biểu ghi trên WIN/ISIS.
− Lớp AACR2 cơ bản.
− Lớp Từ khoá.
− Triển khai các văn bản pháp luật Thư viện hiện hành.
2.2 Nghiên cứu và triển khai việc chuyển đổi khung phân loại 19 dãy sang Khung DDC
Thư viện KHTH Tp. HCM rút kinh nghiệm chuyển đổi khung phân loại của Thư viện quận Gò Vấp và thực tế khảo sát việc tiến hành chuyển đổi của một số thư viện hiện nay như Thư viện huyện Củ Chi, Thư viện Quận 3,… để đưa ra phương án chuyển đổi khả thi giúp các thư viện hoàn thành việc chuyển đổi của thư viện mình trong thời gian ngắn nhất.
2.2.1 Ý nghĩa của việc phối hợp xử lý tài liệu theo DDC của các thư viện quận huyện tại Thư viện quận Gó Vấp
Các cán bộ thư viện quận huyện thông qua áp dụng thực tế tại Thư viện Quận Gò Vấp đã vận dụng được lý thuyết vào thực hành, nắm vững cơ bản cấu trúc của khung và phương pháp lắp ghép trong khung DDC, các thắc mắc về phân loại đã được giải đáp kịp thời.
2.2.2 Chọn lựa phướng án chuyển đổi
Việc xử lý tài liệu theo DDC ở các Thư viện theo hướng xử lý toàn bộ tài liệu (trước đó dã thanh lọc một số tài liệu).
Chúng tôi có 2 phương án xử lý như sau:
*Phương án 1:
− Các thư viện tra trùng CSDL của mình với CSDL Thư viện quận Gò Vấp.
− Số còn lại sẽ dược xử lý với sự hỗ trợ của các thư viện bạn và thư viện KHTH.
*Phương án 2:
− Tra trùng CSDL của TVKHTH.
− Số sách còn lại Thư viện tự xử lý, thư viện có thể hỏi cán bộ thư viện KHTH thông qua điện thoại. Cán bộ Thư viện tham gia xử lý và giải đáp thắc mắc cho địa phương theo định kỳ thỏa thuận giữa hai bên.
Đánh giá các phương án:
Qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy phương án 1 không có tính khả thi hơn phương án 2. Lý do:
− Tỷ lệ sách trùng giữa các thư viện với nhau rất ít (tra trùng CSDL của thư viện quận Gò Vấp và quận Phú Nhuận).Trong khi đó sách trùng với CSDL của Thư viện KHTH rất nhiều (Ví dụ: trong 3 giờ tra trùng được 145 biểu ghi ở Thư viện huyện Củ Chi).
− Các thư viện quận huyện cũng như Thư viện KHTH còn phải đảm bảo công tác chuyên môn tại chỗ, nên không thể hỗ trợ thường xuyên các thư viện chuyển đổi. Nếu một năm có hai thư viện đăng ký chuyển đổi thì việc xử lỳ tài liệu theo tiêu chuẩn nghiệp vụ cho hệ thống thư viện quận huyện Tp. HCM phải mất 24 năm mới hoàn thành.
Chính vì vậy, theo chúng tôi nên chọn phương án 2 đi kèm theo một số giải pháp như:
4 Mở các lớp tập huấn nêu trên trước khi tiến hành chuyển đổi.
4 Thống nhất giữ nguyên các số phân loại theo DDC 14 kết hợp DDC 22 của CSDL thư viện KHTH (không chuyển đổi lại theo DDC rút gọn 14 ấn bản tiếng Việt).
4 Thống nhất giữ nguyên các đề mục chủ đề của CSDL Thư viện KHTH.
4 Thống nhất mã hoá theo số Cutter – Sanborn.
4 Công tác chuyển đổi phải được đưa vào tiêu chuẩn thi đua, cũng như ấn định thời hạn hoàn thành chẳng hạn đến năm 2012 (sau 5 năm thực hiện quyết định số 1598/BVHTT-TV quy định các thư viện trong cả nước áp dụng Khung phân loại DDC trong công tác phân loại), tất cả các thư viện quận huyện TP. HCM phải thực hiện xong việc chuyển đổi số phân loại DDC cũng như thực hiện đúng các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.
4 Các thư viện có dự định tiến hành xử lý và hồi cố lại CSDL của mình phải đăng ký cho Thư viện KHTH trước tháng 12 của năm trước, để Thư viện lên kế hoạch hỗ trợ về nghiệp vụ và trang thiết bị cho đầu năm sau.