Việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn nghiệp vụ ở Thư viện Khoa Học Tổng Hợp TP.HCM
|
Th.s. Huỳnh Trung Nghĩa
Thư Viện KHTH TP.HCM
Quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ Văn hóa – Thông tin, các chuẩn nghiệp vụ quốc tế phổ biến gồm DDC, MARC 21 và AACR2 được Bộ VH – TT quyết định áp dụng trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các thư viện Việt Nam với mục tiêu: Chuẩn hóa - Thống nhất - Hội nhập của ngành thư viện Việt Nam với thế giới.
Thực tiễn hội nhập ở Việt Nam cho thấy, việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vừa là nhu cầu tự thân nhưng cũng là đòi hỏi của quốc tế khi Việt Nam Nam
Nhân dịp đón mừng Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh đón nhận Huân chương Lao động hạng nhất, chúng ta cùng nhau nhìn lại những chặng đường mà thư viện đã xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho thư viện mình.
1.Tiêu chuẩn quốc tế.
1.1Tiêu chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description)
Trong công tác mô tả tài liệu sau năm 1975, thư viện sử dụng tiêu chuẩn ISBD, để tiện cho công tác mô tả hay biên mục của mình thư viện đã biên soạn “Quy tắc mô tả sách ISBD (M) TP. HCM” xuất bản năm 1980 (dựa theo ISBD (M) xuất bản 1971) chủ yếu xử lý cho tài liệu là sách.
Khi tài liệu không phải là sách phát triển, thư viện sử dụng kết hợp với tài liệu “Tài liệu hướng dẫn mô tả ấn phẩm (dùng cho mục lục thư viện) / Thư viện Quốc Gia. Phòng Phân loại biên mục” xuất bản năm 1994 để mô tả các tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật, luận án, nhạc, tài liệu nghe nhìn, microfilm, microfiche, tệp máy tính.
Các phích mục luc ở giai đoạn 1975 –1990 vẫn làm theo phương thức thủ công đánh stencil.
Năm 1990, Bộ Văn hóa Thông tin đưa ra kế hoạch “Tự động hóa hệ thống thư viện công cộng trên phạm vi toàn quốc”. Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. HCM dã trang bị máy tính và đưa phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISIS của UNESCO vào xây dựng cơ sở dữ liệu, lưu trữ và truy cập thông tin.Việc mô tả tài liệu trong giai đọan này dựa theo tiêu chuẩn ISBD .
1.2 Tiêu chuẩn AACR2
Năm 1996, Chị Nguyễn Thị Bắc tốt nghiệp thạc sĩ ở Hoa Kỳ trở về đã đưa ra những định hướng về các tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế như: ACCR2, MARC 21, DDC, Subject Headings cho hoạt động thư viện.
AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành. Do cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu, nên qui tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện (multimedia). Ngoài ra, giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn.
Ban đầu thư viện sử dụng ISBD và AACR2, từ 09/2002 sau một thời gian chạy thử nghiệm, thư viện đã quyết định sử dụng phần mềm Quản trị CSDL Libol thì ACCR2 càng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong biên mục CSDL của thư viện.
1.3 Tiêu chuẩn MARC 21
Tháng 09/2002 thư viện áp dụng MARC 21 cho hoạt động nghiệp vụ của thư viện như bổ sung, biên mục, mượn trả sách - báo tạp chí,…Nhận thức được khổ mẫu MARC 21 là khổ mẫu chuẩn để trao đổi dữ liệu thư mục với các thư viện – trung tâm thông tin trong và ngoài nước, bên cạnh việc khuyến khích các cán bộ phòng chức năng nghiên cứu về MARC 21, thư viện cũng cử nhân viên tham gia các khóa học về MARC 21.
Việc áp dụng MARC 21 đã mang lại cho thư viện những lợi ích như:
-Tên tác giả cá nhân: mô tả năm sinh và năm mất đi kèm với tên tác giả đã giúp cho yêu cầu tra tìm thông tin được chính xác trong việc chọn lựa giữa những tác giả trùng tên họ nhưng khác năm sinh. Điều này mang lại hiệu quả cao trong tìm tin theo tác giả cũng như tiết kiệm được thời gian tìm tin.
-Người dùng tin có thể tìm thông tin qua các điểm truy cập như nhan đề, tác giả, đề mục chủ đề, tùng thư,… hoặc thông qua các biểu thức tìm như tìm kiếm, tìm kiếm chi tiết, tìm kiếm nâng cao.
-Thông báo cho người sử dụng thư viện về tình trạng của tài liệu: chưa mượn, đã mượn, đang xử lý, đem đi đóng,..
-Thống kê thành phần nội dung kho tài liệu, lượt bạn đọc tra cứu trên máy tính,….
-Người dùng tin trong và ngoài thư viện có thể truy cập thông tin cơ sở dữ liệu của thư viện.
Trong quá trình biên mục tài liệu theo MARC 21 với phần mềm Libol, thư viện cũng đề nghị việc triển khai các trường, các trường con cho phù hợp thực tế vốn tài liệu của thư viện.
Ví dụ: mở rộng trường con $q (dạng thức đầy đủ hơn của tên) trong trường 600 tên tác giả cá nhân.
600: $aNixon, Richard M.$q(Richard Milhous), $d1913-1994
à Nixon, Richard M.(Richard Milhous),1913-1994
Tiêu chuẩn MARC 21 là khổ mẫu chuẩn giúp các thư viện xử lý và trao đổi thông tin trong hội nhập thông tin với các thư viên trong và ngoài nước
1.4 Tiêu chuẩn Z39.50
Đây là chuẩn trao đổi truy vấn thông tin, thông qua Z39.50 thư viện có thể trao đổi dữ liệu tìm kiếm và khai thác thông tin từ các thư viện trong và ngoài nước. Trong quá trình biên mục tài liệu la tinh, thư viện có thể down load các biểu ghi về để xây dựng CSDL cho thư viện, giữ nguyên các yếu tố của biểu ghi, thay vào các trường dành cho số đăng ký cá biệt, đề mục chủ đề tiếng Việt. Điều này giúp tiết kiệm chi phí biên mục, đảm bảo tính chính xác của tài liệu gốc.
1.5 Tiêu chuẩn DDC
Như đã nêu trên, từ năm 1996 thư viện nghiên cứu và sử dụng khung phân loại DDC cho tài liệu quý hiếm của thư viện. Hiện nay, thư viện sử dụng DDC 14 ấn bản tiếng Việt kết hợp với DDC 22 để phân loại tài liệu. Khi áp dụng việc sử dụng khung DDC 14 trên toàn quốc ngày 1/6/2007, thư viện đã quyết định thời gian đóng cửa kiểm kê từ 18/7 đến 21/8/2007 tập trung vào chuyển đổi kho mở từ khung BBK sang DDC với số lượng 8283 tài liệu để phục vụ bạn đọc kịp thời theo khung mới.
Song song với việc phân loại theo DDC, thư viện đã có kế hoạch giải quyết hồi cố CSDL từ BBK sang DDC để thống nhất về khung phân loại cũng như thuận tiện cho người sử dụng thư viện truy cập thông tin.
1.6 Đề mục chủ đề
Những năm 1990, thư viện nhận thức cần phải đa dạng hóa hệ thống tra tìm thông tin nên tra cứu theo chủ đề được áp dụng. Tuy nhiên việc lấy chủ đề ở giai đoạn này là những chủ đề không kiểm soát.
Đến năm 1996, thư viện quyết định sử dụng LCSH để xây dựng đề mục chủ đề tiếng Việt phản ánh vốn tài liệu của thư viện.
Đề mục chủ đề được xem như là cầu nối giữa ký hiệu phân loại BBK và DDC, thông qua ký hiệu phân loại BBK và Subject Headings, chúng ta dễ dàng hơn trong việc chọn lựa số DDC thích hợp cho tài liệu. Đây là yếu tố vô cùng thuận lợi cho thư viện trong dự án hồi cố CSDL từ BBK sang DDC.
1.7 Mã vạch
Để tiện việc cấp thẻ đọc, kiểm soát tài liệu đọc tại chỗ và mượn về nhà, kiểm kê kho tài liệu,.. công nghệ mã vạch đã được áp dụng vào thư viện năm 2004.
2.Tiêu chuẩn nghiệp vụ cơ quan
Bên cạnh những tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng nêu trên, thư viện còn xây dựng một số tiêu chuẩn có tính chất quy định hướng dẫn, những tiêu chuẩn này góp phần trực tiếp nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện.
Sau đây là một số tiêu chuẩn có tính chất nội bộ tại thư viện:
-Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban.
-Bảng quy trình công tác.
-Bảng mô tả công việc.
-Năng suất các khâu trong công tác thư viện như: bổ sung, đăng ký, biên mục, phân loại,…
-Chủ trương bổ sung tài liệu.
Ví dụ: bổ sung 1 nhan đề / 2 cuốn.
Chủ trương phát triển nguồn tài liệu điện tử
-Chủ trương thanh lọc tài liệu.
Ví dụ: Thanh lọc sách khoa học kỹ thuật đã lỗi thời.
Tài liệu cũ nhưng giá trị sử dụng không cao.
-Chủ trương bảo quản các tài liệu quý hiếm
Ví dụ: đóng sách, làm hộp dựng tài liệu.
Phục chế
Chuyển dạng tài liệu sang hình thức microfilm, số hoá tài liệu hoặc cả hai dạng.
- Các yêu cầu về trang thiết bị và cơ sở hạ tầng, yêu cầu tiêu chuẩn cán bộ thư viện,…
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
-Áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn AACR2 và MARC 21 trong việc xây dựng CSDL để truy cập và trao đổi thông tin.
-Khai thác tối đa khả năng của giao thức Z39.50 trong việc truy vấn thông tin nhất là trong lĩnh vực biện mục tài liệu la tinh.
-Thực hiện tốt dự án hồi cố vốn tài liệu phân loại theo BBK sang DDC. Trong quá trình phân loại theo DDC cần quan tâm đến việc thống nhất chỉ số phân loại tài liệu phản ánh tình hình và thực tiễn Việt Nam
-Từng bước xây dựng Bảng chủ đề tiếng Việt chuẩn dựa theo LCSH để phản ánh vốn tài liệu có trong thư viện.
-Chuẩn hoá các tiêu chuẩn nội bộ của thư viện để những tiêu chuẩn này cùng với những tiêu chuẩn quốc tế trở thành kim chỉ nam cho hoạt động nghiệp vụ và hoạt động thư viện
Chuẩn hoá nghiệp vụ thư viện và hiện đại hoá thư viện là tiêu chuẩn hàng đầu mà Ban giám đốc TV (ở các thời kỳ lãnh đạo) luôn luôn quan tâm. Điều này giúp cho thư viện ngày càng đi chuyên sâu vào nghiệp vụ để tạo ra những sản phẩm dịch vụ chất lượng, nhằm thực hiên tốt nhiệm vụ vô cùng quan trọng của thư viện là đáp ứng nhu cầu thông tin của người sừ dụng thư viện.
Tóm lại, việc áp dụng và xây dựng được các tiêu chuẩn trong hoạt động của TVKHTH TP.HCM nói riêng và hệ thống thư viện – Trung tâm thông tin nói chung là yếu tố vô cùng quan trọng trong tiến trình hội nhập của thư viện Việt Nam với các thư viện quốc tế nhất là các nước trong khu vực trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi CSDL.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Hoàng Thị Hoà (2007), Tình hình áp dụng MARC 21 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, Kỷ yếu hội thảo Khoa học và thực tiễn Thông tin – Thư viện lần thứ 2, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.
2.Huỳnh Trung Nghĩa (2007), Công tác chuyển đổi khung phân loại DDC rút gọn ấn bản 14 tiếng Việt ở Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM, Thông tin & Thư viện phía Nam (Số 24_Tr.30-36).
3.Nguyễn Quang Hồng Phúc (2007), Vai trò của mã vạch trong hoạt động thư viện hiện nay, Tạp chí thư viện Việt Nam
4.Trần Mạnh Tuấn (2007), Một cách tiếp cận đối với việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn trong hoạt động Thông tin – Thư viện, Tạp chí thư viện Việt Nam
5.Vũ văn Sơn, Qui tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 và thực tiễn biên mục Việt Nam
6.Quyết định áp dụng các chuẩn thư mục quốc tế, Thư viện Trẻ.