"Tất cả bạn đọc khiếm thị phải có quyền truy cập vào toàn bộ hệ thống mục lục, cơ sở dữ liệu, vốn thông tin tài liệu ở cả dạng in và điện tử bằng phương tiện hỗ trợ đọc” (Machell, 1996). Ứng dụng máy tính để trợ giúp người khuyết tật được gọi là công nghệ “hỗ trợ”, “thích ứng”, “truy cập” hay "thay thế”. Theo sự tiến bộ của khoa học công nghệ nên chủng loại, giá cả và đặc trưng kỹ thuật của trang thiết thay đổi, nâng cấp rất nhanh.

Việc sử dụng hệ thống truy cập và phân hệ phần mềm máy tính không phảI dễ dàng, vẫn còn nhiều rào cản cho những người cần dùng đến các phương tiện hỗ trợ này.

Các loại công nghệ hỗ trợ bao gồm kính phóng đại, máy chụp hình phóng to và máy tính, công cụ đọc… giúp người khiếm thị có thể đọc được mà bằng những cách khác họ không thể hoặc khi thị lực của họ không còn đủ rõ và sáng để cho phép họ đọc tài liệu in chữ lớn một cách thoải mái nữa. 

“Công nghệ có thể cung cấp phương tiện cho người mù hay khiếm thị vượt qua những rào cản để thỏa mãn nhu cầu đọc chữ in, sử dụng máy tính, ghi chép và giao dịch trên giấy tờ hay bằng phương thức điện tử. Máy phóng đại chữ hay máy đọc, phần mềm nhận dạng chữ, phần mềm phóng đại, đọc màn hình và các thiết bị chữ nổi điện tử phần nào đã giải quyết được nhu cầu của cá nhân.  Máy tính giúp ghi chép và in chữ Braille đã tạo điều kiện thuận lợi cho người khiếm thị” (Cain, 2001).

Điều này nghe có vẻ rất thuận lợi nhưng khi công nghệ phát triển nhanh thì cán bộ thư viện làm thế nào để biết được loại trang thiết bị nào là tốt nhất để mua phục vụ cho độc giả? Phải tham khảo ở trường học, hội người mù hay tổ chức từ thiện đế nắm bắt những đánh giá nhận xét của họ về hệ thống trang thiết bị công nghệ mà họ đang sử dụng, ngoài  ra để biết thêm người khiếm thị đã quen sử dụng loại nào. Cũng rất có lợi khi nói chuyện với các cán bộ thư viện nơi khác để biết họ sử dụng loại thiết bị nào và đánh giá độ hữu ích của những máy móc đó như thế nào, có gặp trục trặc nào không. Độc giả thư viện muốn có dịch vụ nào? Họ thường hay gặp khó khăn gì? Công nghệ thay đổi nhanh chóng và người khiếm thị  trên thực tế có nhiều quan điểm và thị hiếu khác nhau, nghĩa là không có giải pháp nào là đơn giản và chung nhất cho tất cả các hoạt động của thư viện trong bất cứ lĩnh vực nào. Chương này thảo luận về những quyết định chọn lựa phương tiện nhưng việc chọn mua còn tùy thuộc vào hoàn cảnh và điều kiện của từng nơi. Nên cập nhật thông tin từ RNIB để được hướng dẫn nội dung về các hình thức công nghệ hỗ trợ thích ứng hiện có tại Vương quốc Anh. Những tờ hướng dẫn này bằng chữ in, băng tiếng, chữ Braille, đĩa hay email từ RNIB TiLE (RNIB Công nghệ dùng trong học tập và công sở) hoặc có thể tìm thấy trên website của RNIB www.rnib.org.uk/technology/factsheets/factsheets.htm

Điều quan trọng là phải nhớ bố trí trang thiết bị không bị phân tán khi sử dụng. Phải cung cấp tai nghe kèm với máy tính có loa để vừa đảm bảo người nghe có góc riêng tư và cũng không gây ảnh hưởng đối với các bạn đọc khác.

Do tài chính eo hẹp, thư viện không thể cung cấp đủ các loại công nghệ hỗ trợ tại các điểm phục vụ nhưng ít nhất thì cũng phải có một số trang thiết bị cơ bản như máy photo phóng to. Máy này có thể giúp một số người khiếm thị phóng lớn tài liệu cá nhân của họ đến một kích cỡ nào đó mà họ thấy dễ đọc hơn. Độc giả dùng thử trong thời gian ngắn, nếu thấy dùng được thì mới quyết định mua để sử dụng tại nhà, hoặc có thể mượn sử dụng cho đến khi họ không cần phương tiện đó nữa. Dịch vụ này có thể phối hợp với Phòng công tác xã hội hay các phòng khám mắt nhược thị. 

Trong hầu hết các thư viện cỡ vừa và lớn, cũng nên trang bị máy phóng hình CCTV. Các thiết bị khác như máy tính màn hình lớn, phần mềm đọc, phần mềm phóng to chữ hay các trình duyệt web nói.

Nghiên cứu gần đây do HumanITy (2000) thực hiện theo yêu cầu của Ủy ban Thông tin Thư viện để kiểm tra xem những phương tiện nào được đánh giá hỗ trợ tốt nhất cho người khiếm thị. Báo cáo này tổng kết những đặc điểm kỹ thuật tối thiểu yêu cầu đối với phần cứng, phần mềm và mạng máy tính; và đánh giá những chức năng hỗ trợ truy cập tốt nhất cho người khiếm thị của hệ điều hành mạng Windows NT. Mặc dù viết bằng ngôn ngữ chuyên ngành, các đặc trưng kỹ thuật khuyến nghị cũng rất có giá trị cho nhân viên phòng Tin học thư viện ( tham khảo bảng Phụ lục A3)

Khi đã chọn hệ thống tốt nhất cho thư viện thì việc tiếp theo phải làm là tập huấn nhân viên cách sử dụng các trang thiết bị đó.Tất cả nhân viên nên được tập huấn và bất cứ lúc nào có thể thì mời cả người khiếm thị cùng tham gia. 

"Người khiếm thị khi vào thư viện sẽ cần đến sự hỗ trợ, đặc biệt khi họ là độc giả mới. Họ cần cảm thấy thoải mái để yêu cầu giúp đỡ và nhân viên cũng cần cảm thấy tự tin để phục vụ cho người sử dụng. Nhân viên cần nhận biết những khó khăn mà người khiếm thị gặp phải. Sự hiểu lầm đôi khi xảy ra do nhân viên thiếu kiến thức hiểu biết dễ làm cho độc giả không dám yêu cầu giúp đỡ thêm lần nữa” (Brophy và Craven, 1999).

Các phương tiện và trang thiết bị không phải lúc nào cũng dễ điều khiển và được thiết kế hợp lý cho người khiếm thị, nên nhân viên thư viện phải sẵn sàng hỗ trợ họ, nên chuẩn bị câu trả lời và hướng dẫn trực tiếp cho từng cá nhân cách sử dụng từng loại phương tiện trong trường hợp không tổ chức tập huấn chung. Thông tin thêm về chương trình tập huấn có thể tham khảo  13.6.2 và tài liệu hướng dẫn của TiLE.

Chương trình tập huấn bao gồm:

a) Nhận thức về người mù và khiếm thị

b) Kỹ năng thực hành và cách giao tiếp thích hợp làm thế nào để hướng dẫn người khiếm thị

c) Nhu cầu thông tin và thư viện của người khiếm thị

d) Đặc tính từng loại thiết bị

e) Quy trình cơ bản để vận hành máy

f) Chức năng của từng loại

g) Thiết bị nào là tốt nhất và thích hợp cho loại nhu cầu thông tin cụ thể nào

h) Kỹ năng tập huấn cơ bản.

Phải đảm bảo cho tất cả nhân viên có thể thực hành các thao tác cơ bản như tắt mở thiết bị, hướng dẫn sử dụng máy, chỉnh sửa cơ bản hay điều chỉnh một số chức năng của trang thiết bị khi người sử dụng có yêu cầu.

Nhiều nhà cung ứng có chương trình tập huấn kèm trong hợp đồng mua bán trang thiết bị. Ở các trường đại học hay hội người mù ở địa phương cũng có những đợt tập huấn tương tự thế. Chi phí tập huấn nên được lên dự toán trong kinh phí mua trang thiết bị. 

Đối với độc giả mới, thủ thư nên giúp họ đáp ứng yêu cầu họ cần hơn là biểu diễn hết tất cả các tính năng kỹ thuật mà các máy móc có được.

Bảng hướng dẫn sử dụng máy tính nên được trình bày chi tiết. Viết câu ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu. Các thông tin hướng dẫn quy trình nên trình bày tùng bước một cho rõ ràng. Các văn bản hướng dẫn cũng nên trình bày dưới nhiều hình thức chuyển dạng.

Phải liên lạc với các tổ chức từ thiện, trường học có phục vụ cho người mù và khiếm thị để hợp tác trao đổi và chia sẻ. Nhân viên thư viện nên làm việc với các trung tâm dịch vụ bảo trợ xã hội hay trung tâm mắt. Các tổ chức từ thiện thường cung cấp những khóa tập huấn và nếu không thì họ vẫn biết cơ quan nào có thể tập huấn được.

Cũng nên khuyến khích thư viện tìm hiểu thông tin về các nhà cung ứng trang thiết bị hỗ trợ. Có rất ít nơi đủ sức để đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu và không nhiều người hiểu hết được các loại phương tiện này và nên nhớ những loại trang thiết bị này đòi hỏi phải có cấu hình tương thích nhau.

Một số vấn đề cần xem xét trước khi quyết định mua:

- mua cái đó để làm việc gì?

- vận hành thế nào?

- có cần thiết bị hỗ trợ không?

- có được tập huấn sử dụng không?

- chế độ bảo trì thế nào?

Ban Công nghệ Học tập và Việc làm của RNIB cập nhật thông tin thường xuyên để giới thiệu những dịch vụ thông tin công nghệ qua điện thoại hay email để biết thông tin cơ bản về các trang thiết bị mới và giá cả của chúng. Thông tin chi tiết về dịch vụ này đăng ở cuối chương và cũng được đề cập đến ở các phần liên quan trong các chương tiếp theo.