Nếu người yêu cầu tài liệu không phải là độc giả tại thư viện, thì thủ tục đăng ký cũng diễn như bình thường. Nếu thư viện có chế độ tự điền mẫu thì cần coi lại hình thức của mẫu đăng ký. Một số người khiếm thị có thể tự điền mẫu đăng ký dạng chữ lớn hay dạng điện tử.

Tuy nhiên, một số độc giả phải nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên thư viện. Cần  tế nhị giúp đỡ, bản thân nhân viên được yêu cầu phải tự tin và không làm cho người yêu cầu có cảm giác bị ngại ngùng. Chương trình tập huấn thích hợp sẽ trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để có thể đối phó với các tình huống, vì thế nên khuyến khích toàn thể nhân viên tham gia các chương trình như thế này để nâng cao nhận thức về công tác phục vụ người khuyết tật thông qua các buổi thực tập, giới thiệu thư viện và phải tổ chức đều đặn các khóa tập huấn lại.

Để đảm bảo dịch vụ được thực hiện đầy đủ, nên yêu cầu thêm các thông tin sau:

a) Xác định người nộp đơn có đăng ký là thành viên của một trong bốn tổ chức CALIBRE, NLB, RNIB hay TNAUK; hay của một hiệp hội mới
b) Theo dõi việc mượn tài liệu của họ
c) Nếu họ không phải là thành viên của bốn tổ chức trên thì đề nghị điền phiếu đăng ký (xem 11.2.3) và phiếu phải được một nhân viên công tác xã hội hay tổ chức y tế xác nhận.

Xin nhớ là Sách nói RNIB phải có máy đọc chuyên dụng mà chỉ cấp cho thành viên của dịch vụ này. Tuy nhiên, có thể mượn các loại thiết bị thông thường thông qua chương trình mượn tài liệu của RNIB Cassette.  

Nếu người yêu cầu chưa phải là thành viên của bất cứ tổ chức nào trong số nói trên, thì cả bốn tổ chức đó đều đồng ý chấp nhận chung một loại mẫu khai báo để chứng minh người yêu cầu là độc giả khiếm thị từ bất cứ thư viện nào gửi đến.

Thư viện phục vụ người khiếm thị phải yêu cầu người sử dụng điền đầy đủ vào mẫu khai báo này và phải xin xác nhận của một nhân viên của tổ chức công tác xã hội hay y tế, đề cập đến một số ý sau:

a) làm rõ trách nhiệm bảo vệ bản quyền
b) nhu cầu sử dụng tài liệu của họ là chính đáng
c) yêu cầu cần được chấp nhận, phải xem xét rồi mới quyết định và có phần đăng ký chuyển tài liệu miễn phí.

Hệ thống thư viện trong khu vực nên có mẫu này: và khi có yêu cầu thì sao ra cho khách hàng đăng ký. Mẫu đăng ký sau đó sẽ được gửi đến Văn phòng mượn liên thư viện và được giải quyết theo quy trình mượn liên thư viện thông thường. Nhiều thư viện có những chính sách và hướng dẫn khuyến khích bỏ qua các phí thư viện cho người khiếm thị như phí đặt sách. 

Tổ chức mượn liên thư viện quốc gia phải có tài liệu chuyển dạng cho người mù, người giảm thị lực và người có khuyết tật đọc.

Mẫu đăng ký

Xem tài liệu dạng .pdf

Gửi người quan tâm và có yêu cầu sử dụng dịch vụ này:

Rất quan trọng để thư viện đại diện bạn đọc đăng ký gia nhập vào các tổ chức quốc gia, nhưng các cơ quan này yêu cầu phải cam kết chứng nhận là cá nhân đó có đủ điều kiện để đăng ký. Yêu cầu cần kèm theo mẫu đăng ký đã ký tên (trừ trường hợp sử dụng Thư viện quốc gia người mù hay để mượn sách chữ Braille từ RNIB), trước khi họ đăng ký là thành viên mới. Như các tổ chức CALIBRE, Thư viện quốc gia của người mù (NLB), Viện nghiên cứu người mù hoàng gia Anh (RNIB) và Hội báo nói Anh quốc (TNAUK).

Cám ơn bạn đã quan tâm đến các dịch vụ này.

* Tôi khẳng định ................................ là người mù/ người mất thị lực.

Hoặc:

* Tôi cam kết rằng, theo nhận định cá nhân, …………..……. không thể đọc sách chữ in thông thường theo cách bình thường được.

Ký tên .................

Tên .................

(* Bác sĩ/ Nhân viên y tế/ nhân viên trung tâm phục hồi/ xã hội)

Ngày .................

* Xin vui lòng phản hồi khi nhận được phiếu đăng ký

Cần biết thêm chi tiết, xin liên hệ: .......................

Phải giới thiệu các hình thức tài liệu chuyển dạng như tài liệu nói, Moon, Braille v.v. trong mẫu đăng ký mượn chính thức của thư viện trong khu vực (theo quy trình thủ tục mượn liên thư viện có sẵn).

Thông báo rõ ràng để biết được về người yêu cầu tài liệu là người khiếm thị (VIP).

Luôn kèm thông tin hình thức tài liệu mà độc giả muốn mượn.

Nếu tài liệu không có trong khu vực thì nộp yêu cầu sang khu vực khác (xem phần 11.3.3) hoặc nếu khu vực khác cũng không có nữa thì nộp thẳng về các tổ chức quốc gia nói trên (xem phần 11.3.4).

Tất cả phiếu mượn không thuộc khu vực hay ở các khu vực khác gửi đến thư viện thì phải dùng mẫu mượn liên thư viện của thư viện Anh quốc (theo thủ tục mượn liên thư viện đã có sẵn).

Yêu cầu phải nêu rõ người mượn là người khiếm thị (VIP). Cho biết hình thức tài liệu chuyển dạng muốn mượn.

a) Phiếu mượn gửi đến các tổ chức quốc gia bằng mẫu mượn của thư viện Anh quốc (theo thủ tục mượn liên thư viện đã có sẵn). Có thể lấy mẫu từ:

Trung tâm cung cấp tài liệu thư viện Anh quốc (BLDSC)
Boston Spa, Wetherby, West Yorkshire, LS27 7BQ
Tel: 01937 546060 Fax: 01937 546333.
b) Nếu độc giả không tham gia bất kỳ tổ chức nào trong bốn tổ chức quốc gia thì phiếu mượn phải đính kèm theo một mẫu xác nhận về tình trạng thị lực.

c) Đề nghị nhân viên thư viện giữ một bản photo của mẫu xác nhận thị lực của độc giả đó để tham khảo cho các yêu cầu lần sau.

d) Nêu rõ người đăng ký mượn là người khiếm thị cùng với thông tin chi tiết về tài liệu cần mượn.

e) Không cần mẫu xác nhận khi độc giả đã là thành viên của một trong bốn tổ chức hoặc vừa mới đăng ký gia nhập xong nhưng nhớ bao giờ cũng kèm theo tên bạn đọc.

f) Thư viện yêu cầu nộp phiếu mượn như thường lệ dùng mẫu BL (và có mẫu xác nhận nếu có thể) và gửi đến một tổ chức có lưu trữ tài liệu mà họ cần.

g) Giả sử tổ chức quốc gia có thể cho mượn tài liệu, họ sẽ gửi miễn phí đến thư viện đặt mượn tài liệu kèm theo bản sao của phiếu yêu cầu và giữ lại một bản sao cho tổ chức đó để làm biên nhận thu hồi tài liệu lại.

a) Yêu cầu mượn tài liệu chữ Braille (kể cả tài liệu nhạc) nên được chuyển đển NLB, mới có hợp đồng hợp tác với Viện Quốc gia Canada cho người mù, Thư viện Quốc hội Mỹ (LoC) (chỉ dành cho tài liệu nhạc) và các thư viện quốc tế khác. (Tư vấn bạn đọc/ NLB: 0161 355 2053).

b) Đăng ký mượn tài liệu không phải là nhạc từ Thư viện Quốc hội Mỹ (LoC) thì nên thông qua trung tâm RNIB đại diện cho LoC ở Anh quốc. (Dịch vụ khách hàng/ RNIB: 0845 702 3153).

a) Thông báo cho bạn đọc biết để đến nhận tài liệu. Bạn nên nhớ nhắc bạn đọc đem trả tài liệu đó cho thư viện chứ không phải gửi trực tiếp trả về cho các tổ chức quốc gia.

b) Có trách nhiệm đem tài liệu trả tại văn phòng mượn liên thư viện và bộ phận này sẽ trả tài liệu cho các tổ chức quốc gia thông qua đường bưu điện miễn phí.

Dịch vụ bưu điện phải tuân theo các quy định phục vụ người khiếm thị là cho phép gửi tài liệu băng tiếng miễn phí đến người sử dụng. Vì thế tên độc giả phải đính kèm trên gói hàng mặc dù kiện hàng sẽ được gửi đến thư viện.

Bất kỳ tài liệu nào của các tổ chức quốc gia phải được đựng trong loại bao bì tái sử dụng được.

Thư viện mượn sẽ có trách nhiệm nếu xảy ra chuyện tài liệu bị mất hay hư hỏng và sẽ bị nộp phạt theo yêu cầu của tổ chức cho mượn.

Phải thống kê số liệu yêu cầu mượn liên thư viện hàng tháng trong khu vực và ghi lại ở phần 5, Tài liệu chuyển dạng.

Các tổ chức quốc gia sau là nơi có thể hỗ trợ tốt trong việc tổ chức hệ thống mượn liên thư viện: CALIBRE, NLB, RNIB và TNAUK.

Chi tiết đầy đủ về các dịch vụ của họ và thông tin liên lạc ở Chương 17, phần 17.1.

Chủ yếu là nhân viên thư viện phải biết cần tăng cường việc mượn liên thư viện và giới thiệu cho độc giả biết thông tin về những dịch vụ này cũng như giới thiệu qua các văn bản quảng bá dịch vụ.