Một số người yêu cầu tài liệu là người trước đây chưa sử dụng thư viện, vì thế mà bạn nên cố gắng đáp ứng những yêu cầu của họ và điều đó giúp họ định hướng thái độ của họ đối với chúng ta cũng như dịch vụ mà chúng ta đang thực hiện. Bạn nên chào đón niềm nở thân thiện và giúp đỡ họ được càng nhiều càng tốt.   

Nếu một người yêu cầu không phải là độc giả thư viện, thì thủ tục đăng ký nên diễn ra theo cách bình thường. Nếu thư viện bạn theo hệ thống tự điền mẫu, điều cần coi lại là hình thức của mẫu đăng ký. Nhiều người khiếm thị sẽ có thể tự điền mẫu đăng ký nếu mẫu ở dạng chữ lớn hay các hình thức dễ truy cập khác như dạng đăng ký điện tử.

Bốn tổ chức đều đồng ý chấp nhận cùng một mẫu khai báo dùng chung như là giấyc hứng minh của một độc giả  khiếm thị từ bất cứ thư viện nào nếu họ chưa phải là thành viên của bất cứ ai trong số các tổ chức đó.

Thư viện mà người khiếm thị sử dụng nên yêu cầu họ điền mẫu khai báo này, và phải có xác nhận của một nhân viên bên dịch vụ xã hội hay y tế, đề cập đấn một số ý sau:

a) làm rõ trách nhiệm bảo vệ bản quyền;

b) nhu cầu sử dụng tài liệu của họ là chính đáng;

c) yêu cầu cần được chấp nhận, phải xem xét rồi mới quyết định, và có phần đăng ký chuyển tài liệu miễn phí.

Hệ thống thư viện trong khu vực nên có một bản chính của mẫu này: và khi có yêu cầu thì sao ra cho khách hàng đăng ký.  Mẫu đăng ký sau đó sẽ được gửi đến Văn phòng mượn liên thư viện hay giải quyết như quy trình mượn liên thư viện thông thường. Nhiều thư viện có những chính sách và hướng dẫn cho người khiếm thị tôn trọng tuân theo các khoản phí trong thư viện như phí đặt sách, …Tuy nhiên, khuyến khích là nên bỏ qua các phí này. 

Tổ chức mượn liên thư viện quốc gia tài liệu chuyển dạng cho người mù, người giảm thị thị lực và người có khuyết tật đọc.

Có thể theo mẫu chung nhưng cần thêm vào:

a) đầy đủ chi tiết về yêu cầu của độc giả và luôn chú ý ghi hình thức tài liệu là sách nói, chữ Braille cấp 1 hay cấp 2, chữ Moon,…

b) Gửi yêu cầu đó đến phòng mượn liên thư viện kèm theo tên độc giả cùng với tên tổ chức quốc gia mà họ vừa mới đăng ký là thành viên hoặc nếu không là thành viên thì kèm theo mẫu khai báo lần đầu tiên đăng ký mượn.

c) Bất kỳ những yêu cầu mượn tiếp theo chỉ cần yêu cầu đánh dấu tên của độc giả trên mẫu đăng ký bằng từ viết tắt VIP – người khiếm thị.

a) Thông báo cho bạn đọc biết là tài liệu có thể cho mượn được.

b) Nếu tài liệu của một trong các tổ chức quốc gia thì nó sẽ được đóng gói bằng bao vật liệu đặc biệt mà có thể sử dụng lại được và có thể sẽ được miễn phí bưu điện. Gói này đừng tháo bỏ đi vì hy vọng là tài liệu sẽ gửi trả lại thư viện; tuy nhiên, nếu người yêu cầu là thành viên của một trong các tổ chức này thì họ sẽ sử dụng gói đó để trả lại trực tiếp (cũng có khi họ có thể nhầm những tài liệu gửi trực tiếp với tài liệu mượn trực tiếp từ thư viện). Nếu chuyện này xảy ra thì nên càng khéo càng tốt để nhắc họ bằng cách gửi thư nhắc về tài liệu quá hạn mượn. Thư viện cũng có thể gọi cho tổ chức cho mượn để xem coi tài liệu có được trả về bằng đường gửi trực tiếp chưa? (xem phần 17.1 để biết thêm chi tiết).

Dùng công cụ kiểm soát thư mục thông thường có thể kiểm tra ngay từ đầu về thông tin tư liệu độc già cần mượn. Cả UnityWeb và V3.Web hiện giữ một phần CSDL NUCAF (Mục lục liên hợp quốc gia về tài liệu chuyển dạng). Một phân hệ mới được đổi tên là REVEAL sẽ ra mắt vào đầu năm 2003. Chi tiết xem kỹ Chương 10: Từ NUCAF đến REVEAL.

Tài liệu ở hình thức chuyển dạng như tài liệu nói, Moon, Braille v.v. nên được trình bày trong mẫu đăng ký mượn chính thức của thư viện trong khu vực(theo quy trình thủ tục mượn liên thư viện có sẵn).

Cần thiết là nên có chi tiết đề cập rõ ràng về người yêu cầu tài liệu là người khiếm thị (VIP).

Luôn có chi tiết kèm theo về hình thức tài liệu muốn mượn.

Nếu không có trong khu vực, thì nộp sang khu vực khác (xem phần 11.3.3) hoặc nếu khu vực khác cũng không có nữa thì nộp thẳng về các tổ chức quốc gia nói trên (xem phần 11.3.4).

Tất cả phiếu đến thư viện không thuộc khu vực hay ở các khu vực khác phải dùng mẫu mượn ngân hàng thư viện Anh quốc (theo thủ tục mượn liên thư viện đã có sẵn).

a) Phiếu mượn gửi đến các tổ chức quốc gia bằng mẫu mượn ngân hàng thư viện Anh quốc (theo thủ tục mượn liên thư viện đã có sẵn). Có thể lấy mẫu từ:
Trung tâm cung cấp tài liệu thư viện Anh quốc (BLDSC)
Boston Spa, Wetherby, West Yorkshire, LS27 7BQ
Tel: 01937 546060 Fax: 01937 546333.
b) Nếu độc giả không tham gia bất kỳ tổ chức nào trong bốn tổ chức quốc gia, một mẫu xác nhận phải đính kèm với phiếu mượn.

c) Đề nghị nhân viên thư viện giữ một bản photo mẫu xác nhận của độc giả đó để có khi các độc giả đó lại mượn các lần sau.

d) Nêu rõ người đăng ký mượn là người khiếm thị cùng với thông tin chi tiết về tài liệu cần mượn.

e) Một yêu cầu không cần mẫu xác nhận khi độc giả đã là thành viên của một trong bốn tổ chức hoặc vừa mới đăng ký gia nhập xong nhưng nhớ bao giờ cũng kèm theo tên bạn đọc.

f) Thư viện yêu cầu nộp phiếu mượn như thường lệ dùng mẫu BL (và có mẫu xác nhận nếu có thể) và gửi đến một tổ chức có thể có tài liệu.

g) Giả sử tổ chức quốc gia có thể cho mượn tài liệu, họ sẽ gửi miễn phí đến thư viện đặt mượn tài liệu kèm theo bản sao của phiếu yêu cầu, và giữ lại một bản sao cho tổ chức đó để làm biên nhận thu hồi tài liệu lại.

a) Yêu cầu mượn tài liệu chữ Braille (kể cả tài liệu nhạc) nên được chuyển đển NLB, mới có hợp đồng hợp tác với Viện Quốc gia Canada cho người mù, Thư viện Quốc hội Mỹ (LoC) (chỉ dành cho tài liệu nhạc) và các thư viện quốc tế khác. (Tư vấn bạn đọc/NLB: 0161 355 2053).

b) Đăng ký mượn tài liệu không phải là nhạc từ Thư viện Quốc hội Mỹ (LoC) thì nên thông qua RNIB đại diện cho LoC ở Anh quốc. (Dịch vụ khách hàng/RNIB: 0845 702 3153).

a) Thông báo cho bạn đọc biết để đến nhận tài liệu. Bạn nên nhớ nhắc bạn đọc đem trả tài liệu đó cho thư viện chứ không phải gửi trực tiếp trả về cho các tổ chức quốc gia.

b) Có trách nhiệm đem tài liệu trả tại văn phòng mượn liên thư viện và bộ phận này sẽ trả tài liệu cho các tổ chức quốc gia thông qua đường bưu điện miễn phí.

Một trong những chuyện cho thấy bưu điện có tuân theo các quy định phục vụ người khiếm thị là cho phép tài liệu băng tiếng gửi miễn phí đến người sử dụng. Vì thế tên độc giả phải đính kèm trên gói hàng mặc dù kiện hàng sẽ được gửi đến thư viện.

Bất kỳ tài liệu nào của các tổ chức quốc gia phải được đựng trong loại bao tái sử dụng được.

Thư viện mượn sẽ có trách nhiệm nếu có xảy ra chuyện mất hay hư hỏng tài liệu và sẽ bị nộp phạt theo yêu cầu của tổ chức cho mượn.

Nên thống kê số liệu giao dịch hàng tháng trong khu vực và ghi lại ở phần 5, Tài liệu chuyển dạng.

Các tổ chức quốc gia sau là nơi có thể hỗ trợ tốt trong việc tổ chức hệ thống mượn liên thư viện: Calibre, NLB, RNIB, và TNAUK.

Chi tiết đầy đủ về các dịch vụ của họ và thông tin liên lạc ở Chương 17, phần 17.1.

Đề nghị là thư viện nên gia nhập vào các tổ chức này, nếu chưa làm thế, qua cách sử dụng mẫu xác nhận cũng có hiệu lực như một mẫu khai báo đăng ký vì thế sẽ làm giảm số lượng thủ tục hành chính mà người khiếm thị phải thực hiện.

Một số thư viện đăng ký trực tiếp vào các tổ chức như Sách nói RNIB và Báo nói TNAUK, để đảm bảo cho độc giả địa phương sử dụng được các dịch vụ này. Cũng khuyến nghị nơi nào dịch vụ thư viện có thể thì nên đại diện địa phương quản lý hay tài trợ việc đăng ký thành viên cho người khiếm thị.

Tất cả các điểm dịch vụ thư viện mở cửa hơn 10 giờ/ ngày sẽ nhận được gói “Bee Aware”  có tài liệu hướng dẫn cho nhân viên phục vụ và một số tài liệu phát hành khác gồm  một cái thiệp và bộ hình dán. Ghé thăm trang web  Bee Aware.

Chủ yếu là nhân viên thư viện nhận ra được nên tăng cường việc mượn liên thư viện và nên giới thiệu cho độc giả biết thông qua các đợt tham quan của họ để họ biết những dịch vụ này cũng như giới thiệu trong các văn bản quảng bá dịch vụ.

Các thư viện cần biết chương trình mượn liên thư viện tổ chức cho cộng đồng người khiếm thị và các tổ chức cung cấp dịch vụ cho họ. (Xem Quảng bá dịch vụ ở Chương 15).