Người khiếm thị có nhu cầu thông tin và học tập như bao người khác trong cộng đồng nhưng phải tiếp cận với nguồn lực này bằng những hình thức tài liệu ở dạng thay thế cho tài liệu in. Tuy nhiên số tài liệu ở dạng mà họ có thể chọn đọc rất giới hạn. Trong khoảng 100,000 tài liệu ở Anh được xuất bản mới hàng năm, chỉ có 55 đơn vị tài liệu được chuyển qua dạng thay thế cho in ấn. Những tài liệu này được xuất bản và phát hành từ một số ít các cơ quan tổ chức. Các chuyên gia lĩnh vực này thường là tổ chức có phạm vi nhỏ, ở Anh như là Calibre, Clear Vision chuyên  xuất bản các tài liệu đặc biệt cho người khiếm thị. Sản xuất sách cỡ lớn của khu vực thương mại tập trung cung cấp cho thư viện công cộng và số lượng rất giới hạn và chỉ dành cho đối tượng độc giả người khiếm thị cao tuổi. Tài liệu sách báo nói được xuất bản nhiều hơn nhằm để đáp ứng sự quan tâm về nhu cầu giải trí hay thông tin của cả người lớn lẫn trẻ em loại hình tài liệu mà có thể sử dụng trên xe ô tô hay máy cassette cầm tay và hiện nay được xuất bản ở dạng CD cũng như ở dạng băng cassette.

Ở Việt Nam thì con số tài liệu chuyển dạng quá ít đến nỗi không thể tính được được số tỷ lệ phần trăm so với số đầu tài liệu được phát hành hằng năm. Hiện các trường đặc biệt  hội người mù, câu lạc bộ, tổ chức từ thiện, thư viện tham gia sản xuất sách chữ nổi, sách nói analog, sách nói kỹ thuật số…Nhưng tất cả đều chưa đáp ứng được nhu cầu học tập, giải trí, thông tin và văn hoá của người khiếm thị Việt Nam 

Biên mục các tài liệu này vào mục lục quốc gia, mục lục liên hợp của khu vực và cơ sở dữ liệu giới thiệu sách, kể cả  các xuất bản phẩm thương mại cũng như phi thương mại chưa được giới thiệu cho công chúng. Vì các nguồn lực giới hạn về số lượng, chỉ được một số tổ chức nhỏ xuất bản và lưu giữ các tài liệu đó. Việc tạo mục lục liên hợp cho những tài liệu này là công cụ chủ yếu để xác định những nhan đề đã được chuyển dạng bằng nhiều hình thức để người quan tâm có thông tin về hình thức tài liệu và cách thức để mượn tài liệu đó. Mục lục liên hợp có thể tạo công cụ có giá trị kiểm soát thư mục, mượn giữa các thư viện, chọn lựa tài liệu và thuận lợi cho các hoạt động khuyến khích vận động người dân đọc sách.

Mục lục liên hợp quốc gia các nguồn tài liệu trong khu vực phi thương mại được Viện Hoàng gia Anh cho người mù (RNIB) xây dựng. Là một nhà sản xuất tài liệu chuyển dạng, RNIB tự xây dựng mục lục cho kho tài liệu nội bộ của mình. Năm 1984, RNIB bắt đầu thu thập thông tin tài liệu của các nhà xuất bản chữ Braille hay tài liệu nói trong các tổ chức tình nguyện, để có thêm nguồn thông tin tư liệu. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin không có hệ thống và như thế thì làm cho một số kho tài liệu chỉ được thể hiện phần nào đó và một số thì không được phản ánh. Vào năm 1989, RNIB bắt đầu quá trình máy tính hoá mục lục phích, vì thế NUCAF- Mục lục liên hợp quốc gia được xây dựng.

Là một phần trong chương trình được Bộ văn hoá, Thông tin và Thể thao tài trợ để cải tiến dịch vụ thông tin và thư viện cho người khiếm thị, vai trò của NUCAF được đánh giá vào năm 1999 (Chapman, 1999). Bảng đánh giá kết luận mục lục liên hợp quốc gia của các tài liệu chuyển dạng là công cụ cần thiết để cung cấp dịch vụ và trong khi NUCAF có phần hạn chế trong hình thức trình bày, đặc biệt là mặt truy cập, thì nó cũng đã tạo được bước cơ bản tốt cho việc xây dựng một cơ sở dữ liệu toàn diện hơn

Bảng đánh giá đề nghị Thư viện Anh phải chịu trách nhiệm về cơ sở dữ liệu như là một phần của thư mục quốc gia, nhưng nó phải do một ban hợp tác giữa Thư viện quốc gia của người mù và Viện Hoàng gia của người mù chủ trì và xây dựng. Bảng đánh giá cũng đề nghị cơ sở dữ liệu mới này phải chủ yếu chứa các nhan đề xuất bản và lưu trữ của khu vực thương mại và là hợp đồng hợp tác của giữa cơ sở dữ liệu đã có sẵn và mục lục liên hợp phải được phát triển để chứa cả xuất bản phẩm của khu vực thương mại.

Nhiều người sẽ có ích lợi từ khả năng truy cập vào cơ sở dữ liệu. Người khiếm thị từ trẻ em đến người lớn, với nhiều trình độ khả năng, cần thông tin tài liệu đề làm việc, nghiên cứu, tiêu khiển, và cũng có thể chịu từ một hay nhiều khuyết tật. Có cả những người làm việc trong môi trường gần gũi với người khiếm thị (giáo viên và phụ huynh của người khiếm thị, trẻ em là con cái của ba mẹ bị khiếm thị và người chăm sóc người bị nhiều khuyết tật. Bên cạnh thư viện, nhiều cơ quan (bác sĩ, nha sĩ, và cán bộ y tế, ngân hàng, trung tâm tư vấn, ngành điện lực, khí đốt, và nước, văn phòng du lịch, tổ chức giáo dục và trường học, văn phòng chính phủ, và người cung cấp dịch vụ khác) sẽ hoặc sử dụng cơ sở dữ liệu hay chỉ dẫn giới thiệu nó cho người sử dụng khác). Hiện nay người khiếm thị và những người đang làm việc để hỗ trợ họ bị hạn chế ở một số bước tiếp cận NUCAF. Cơ sở dữ liệu mới sẽ được thiết kế để có thể truy cập rộng rãi hơn cho người sử dụng và nhân viên thư viện. Để đạt được điều đó, cần đề nghị việc xây dựng cơ sở dữ liệu phải được tổ chức trên hệ thống dựa trên web, có cả phiên bản CD và tệp điện tử khác.

Đây là sự lựa chọn linh hoạt nhất của cơ sở dữ liệu, và cho phép truy cập tuỳ chọn đối với nhiều đối tượng sử dụng kể cả khu vực của nhân viên thư viện và bản thân người sử dụng trực tiếp. Hàng loạt chức năng trình bày dữ liệu sẽ sẵn sàng phục vụ nhiều thành phần người dùng. Tuy nhiên, vệc cung cấp Internet thì đa dạng, cá nhân và một số tổ chức nhỏ hiện truy cập rất ít và nhiều nơi trong số đó, tình trạng này không dễ gì thay đổi trong thời gian gần đây. Cơ sở dữ liệu vì thế mà cần đến các con đường tiếp cận khác nữa.

Hình thức này nên được dùng khi việc cung cấp Internet không có hay không thể (ví dụ các nhà chung cư, dịch vụ thư viện lưu động, thư viện bệnh viện cho bệnh nhân, nhà cung cấp dịch vụ tình nguyện cở nhỏ xuất bản tài liệu chuyển dạng và cá nhân người sử dụng) và để làm giảm áp lực các điểm truy cập dịch vụ trực tuyến.

Là một phần tích hợp trong cơ cấu mượn liên thư viện quốc gia, tệp CSDL phải nên đưa vào mục lục liên hợp của hệ thống thư viện khu vực thông qua Unity và V.3 Online (trước đây là Viscount) và vào thư mục quốc gia

Những đề nghị này được Ban hợp tác giữa Uỷ ban Thông tin thư viện và tổ chức Share The Vision (LIC/STV) quyết định ưu tiên việc xây dựng CSDL trong kế hoạch chương trình. Những đề nghị này hiện cũng được bàn bạc bởi các tổ chức đã xem qua các đề nghị trong bảng đánh giá về việc hỗ trợ, quản lý và bảo trì CSDL: Thư viện Anh, NLB và RNIB. Ban hợp tác LIC/STV đã chọn Reveal làm tên của CSDL nâng cao. Chương trnh phối hợp và cộng tác của Thư viện Anh tài trợ nghiên cứu tính khả thi (Chapman, 1999), để đưa ra những đề nghị cụ thể để tiến hành dự án xa hơn. Dựa vào những đề nghị này, nguồn lực cần phải được giao phó cho chuyên trách đặc tính kỹ thuật của hệ thống quản lý thư viện cho Reveal, trong khi đó BLCPP cung cấp tài trợ cho người quản lý dự án Reveal trong thời hạn quy định có giới hạn.

NUCAF hiện đang có khoảng chín mươi ngàn biểu ghi từ hơn 260 tổ chức. Trong số này, hơn sáu mươi ba ngàn biểu ghi từ RNIB, khoảng mười một ngàn bốn trăm biểu ghi của NLB và khoảng năm ngàn tám trăm của Cablire. Các tổ chức còn lại có ít hơn một ngàn biểu ghi trên CSDL, nhiều nơi khác thì có ít hơn một trăm biểu ghi.

Các nhan đề liệt kê trong CSDL nhiều nhất là hình thức truyền thống dưới dạng nổi và tài liệu nói từ các nhà xuất bản có tổ chức phục vụ người khiếm thị. Số lớn nhất là tài liệu chữ Braille, hơn bốn mươi ngàn biểu ghi. Cũng có hơn một ngàn biểu ghi của tài liệu Moon và các dạng nổi khác. Tài liệu nói được chia thành băng cassette, có hai hay bốn track (hơn hai mươi bốn ngàn biểu ghi) và sách nói, có 6 track và đòi hỏi có thiết bị nghe đọc đặc biệt (hơn mười một ngàn biểu ghi). Còn nữa, có khoảng năm trăm biểu ghi tài liệu chữ lớn và khoảng bảy mươi biểu ghi văn bản điện tử. Dịch vụ sách nói kỹ thuật số mới từ RNIB dự định sẽ ra đời vào ngày 22 tháng 4 năm 2002 và biểu ghi cho các nhan đề dạng đó sẽ xuất hiện trên NUCAF kể từ say ngày đó.

Đó là một số tài liệu không được liệt kê trong NUCAF. Hiện nay, NUCAF không chứa tài liệu nói và cỡ lớn, vốn tài liệu thư viện công cộng của tài liệu nói và cỡ lớn, hay báo tạp chí nói địa phương. Khác với tài liệu truy cập ở RNIB, nó không có văn bản điện tử.

Tài liệu liệt kê trên NUCAF rất đa dạng. Về tiểu thuyết có nhan đề cổ điển lẫn hiện đại, kể cả tài liệu cho từng nhóm đi tượng, cho cả người lớn và trẻ em. Tài liệu phi tiểu thuyết từ sách dạy nấu ăn đến cẩm nang máy tính; kể cả nhan đề học thuật chuyên ngành, tài liệu ở ngôn ngữ khác và sách nhạc Braille. Còn có các tài liệu không thường có mặt trong mục lục của thư viện (ví dụ, tờ rời hướng dẫn sử dụng máy giặt).

Hiện NUCAF được lưu trên CSDL của RNIB; vì những giới hạn của hệ thống mà nó không truy cập trực tiếp được, Tuy nhiên, hồ sơ của NUCAF hiện sẵn sàng trên CSDL UnityWeb do Talis và CSDL V3.Web (trước đây là V.3 Online) nhằm phục vụ mượn liên thư viện. Truy cập UnityWeb và V3.Web thường là chỉ qua bộ phận mượn liên thư viện của các thư viện. Các cán bộ thư viện dựa vào các bộ phận nơi họ cần tư vấn cho những người sử dụng trực tiếp – ví dụ, bàn thông tin, bàn lưu hành, khu vực thiếu nhi, thư viện chi nhánh, dịch vụ lưu động và phân phối tài liệu về nhà dân, và dịch vụ thư viện trường học yêu cầu bộ phận mượn liên thư viện cung cấp thông tin tư liệu chi tiết

CSDL UnityWeb (www.unityweb.org) ở dưới dạng mục lục liên hợp, CSDL thư mục Quốc gia Anh và CSDL của các bộ sưu tập chính của Thư viện Anh. Mục lục liên hợp có nhiều thư viện cộng cộng ở Vương quốc Anh và Ireland, Trung tâm cung cấp tài liệu thư viện của Anh, và vài trường đại học và thư viện chuyên ngành, và NUCAF

Người đăng ký có thể truy cập Unityweb từ bất kỳ máy tính đơn nào có trình duyệt Web nối Internet. Nó được cập nhật thường xuyên. Các loại tra cứu theo tên tác giả, nhan đề, chủ đề, ngày tháng, số (ví dụ, ISBN, ISSN), hình thức, ngôn ngữ, và địa điểm lưu giữ. Hình thức của tài liệu có thể được ghi cụ thể trong lúc tìm kiếm gồm có:

• Sách cỡ lớn
• Tài liệu nói
• Braille NUCAF
• Sách Nói của NUCAF
• Băng cassette của NUCAF
• Moon của NUCAF
• Tài liệu in của NUCAF (ví dụ, in chữ lớn)

Sử dụng các chức năng tìm kiếm nâng cao, kết quả tra cứu có thể được chọn lọc tốt hơn. Kết quả có thể được lưu và phối hợp với nhau. Ví dụ, tài liệu có thể truy cập bằng các cách tìm sau:

• Tài liệu nói và Casstte của NUCAF
• Tài liệu nói và Casstte của NUCAF và Braille của NUCAF
• Chữ lớn và tài liệu in của NUCAF

V3.Web (www.v3web.com) là bước kế thừa dạng web của hệ thống mượn liên thư viện V.3 online. CSDL có chứa mục lục liên hợp khu vực của các thành viên của nó (Luân đôn, và khu vực Đông nam, tây Midlans và Nam xứ Wales) và một số hồ sơ của nơi khác nữa, (trong đó có hồ sơ của NUCAF). Vào tháng giêng của năm 2000, tất cả thư viện thành viên truy cập trực tuyến trực tiếp đến CSDL thư mục chính cũng như vào CILLA (Hợp tác lưu giữ tài liệu thư viện ngôn ngữ Indic), tài liệu của NUCAF và tài liệu nhiều kỳ của Thư viện Anh. Hồ sơ của NUCAF được cập nhật theo quý.

CSDL có thể tra tìm theo nhiều cách chi tiết như tác giả, nhan đề, từ khoá, và số (như ISBN) và một phép tra cứu có thể được giới hạn trong CSDL NUCAF để đảm bảo nhiều biểu ghi trong phép tra cứu được trình bày. Trong hồ sơ của NUCAF, có thể giới hạn phép tra cứu ở hình thức cụ thể. Hình thức đó là:

-          Tài liệu nói

-          Braille

-          Moon

-          Băng hình

Hình thức cũng có thể kết hợp, ví dụ tìm cả hai dạng Braille, và tài liệu nói, và tra tìm có thể chọn cả khu vực và tài liệu của NUCAF. Hiện nay các chỉ mục hình thức không có dạng chữ lớn. Kết quả tra tìm được trình bày trên từng dòng truy xuất riêng, và có đường dẫn liên kết đến biểu ghi trình bày đầy đủ.

Yêu cầu bất cứ tài liệu nào có thể trực tiếp đến NLB, và khi yêu cầu mượn liên thư viện tương thích với mã liên thư viện thì tự động biểu ghi đưa vào nơi đưa yêu cầu. V3.Web có thể tạo yêu cầu liên thư viện quản lý hoàn toàn theo quy trình điện tử.

NLB truy cập trực tiếp đến V3.Web và quan sát hệ thống hàng ngày để theo dõi yêu cầu gửi đến. Hiện tại thì NLB sau khi nhận yêu cầu sẽ gửi nhan đề yêu cầu trực tiếp đến cơ quan lưu giữ chúng (như RNIB, Calibre,v.v) có thể dự đoán  trước khi nhiệm vụ hợp nhất CSDL của NLB và RNIB hoàn thành và chỉ còn có một CSDL, thì thông tin tư liệu sẽ được chuyển qua V3.Web để có địa chỉ lưu giữ tài liệu cụ thể, tất cả sau đó sẽ được chỉ ra trực tiếp theo con đường truy xuất  điện tử.

Biểu ghi trên CSDL liên quan đến tài liệu được lưu trữ do nhiều tổ chức chuyên nghiệp phi thương mại, và trạng thái sẵn sàng của tài liệu sẽ do các tổ chức đó xác định. Yêu cầu tài liệu được liệt kê trên NUCAF qua thủ tục mượn liên thư viện (Xem chương 11)

Ngoài các tệp truy xuất hoàn toàn qua Unity và V.3Web, có hai hồ sơ phụ của NUCAF có thể phục vụ từ RNIB. Những hồ sơ này truy xuất theo hình thức mã ASCII để tải về hệ thống. Hồ sơ này cũng có mặt trong CSDL tài liệu gíao khoa cho người khiếm thị (VIDE) phục vụ cho trường học và Hệ thống thư viện trường đại học (ALP) để trao đổi mượn tài liệu học tập ở cổng 16. Dịch vụ thư viện của trường học quan tâm đến việc sử dụng các hồ sơ phụ này sẽ liên hệ với RNIB để biết thêm chi tiết

Vì thiếu việc bổ sung có hệ thống các dữ liệu từ tổ chức khác ngoài bản thân RNIB, sự thiếu hụt xảy ra từ bộ sưu tập của NUCAF. Khi CSDL REVEAL được xây dựng, cơ hội này sẽ đảm bảo lấp được sự thiếu hụt trong CSDL và các dữ liệu của tài liệu hiện không có trên CSDL thì sẽ được thêm vào. Công việc hiện nay (Brazier, Dane và Leeves, 1999) xác định có hơn tám mươi lăm ngàn biểu ghi cần đưa vào CSDL. Một số công việc biên mục hồi cố được tài trợ qua chương trình DCMS. Kết quả của công việc này có thêm tám trăm năm mươi ngàn biểu ghi cho các nhan đề của Cablire lưu trữ. Biểu ghi biên mục cũng được xuất bản cho vốn tài liệu của Dịch vụ Giáo dục Leeds, trường Linden Lodge và những nhan đề NLB bỏ sót không được đưa vào NUCAF, nó được tính là tất cả những nhan đề trên sẽ đưa vào mục lục liên hợp Reveal như một phần của quá trình hoà nhập của NUCAF. Một số kế hoạch biên mục hồi cố sẽ được lên kế hoạch thực hiện

Bên cạnh việc nâng cao hồ sơ thống nhất của khu vực phi thương mại, về sau Reveal sẽ tiếp tục mở rộng sang dữ liệu sách thương mại của các nhà cung cấp và hệ thống thư viện khu vực nhằm tạo ra Hồ sơ sách xuất bản và hồ sơ tài liệu thư viện cho sách nói và chữ lớn thương mại.

CSDL REVEAL sẽ cung cấp hàng loạt các con đường truy cập khác nhau:

a)  thống trên web sẵn sàng cho tất cả mọi người truy cập Internet;

b)  có trên UnityWeb và V3.Web và các CSDL khác thông qua hồ sơ truy xuất;

c)  có trên dạng CD Rom (rất có ích cho dịch vụ thư viện lưu động, dịch vụ phát chuyển tài liệu về nhà, trường học,v.v.)

Việc phát triển NUCAF thành REVEAL hiện là thứ hạng ưu tiên trong kế hoạch của Ban hợp tác nguồn lực của Share The Vision, với nhiều công việc dự định yêu cầu hoàn thành trong 18 tháng. Cac đặc tính kỹ thuật đã được đưa ra và quy trình tìm hệ thống thích hợp như nền chạy CSDL đã được bắt đầu. Nhiều công việc hơn cũng được cần thiết để định ra và thực hiện cơ cấu hỗ trợ quản lý và hình thành quỹ cho dịch vụ; một nghiên cứu được báo cáo vào tháng 3 năm 2002. Hệ thống được hợp đồng sẽ xây dựng bất cứ các yêu cầu bổ sung được yêu cầu và cài đặt hệ thống. Biểu ghi sẽ được truy xuất từ hồ sơ NUCAF hiện nay vào hệ thống mới và hồ sơ này sau đó được tăng thêm nhờ việc bổ sung biểu ghi qua chương trình chuyển đổi hồi cố. Khi việc hoà nhập biểu ghi được hoàn thành, REVEAL sẽ khai trương dịch vụ vo đầu năm 2003; dự án hợp tác sẽ được phát triển cả hồ sơ lưu trữ thư viện và tài liệu xuất bản sẽ được tính vào giai đoạn hai.

Để hỗ trợ cộng đồng người khiếm thị việc khám páh nguồn lực sớm như có thể, Ban hợp tác nguồn lực của STV sẽ tài trợ cho việc phát triển Hồ sơ đăng ký bộ sưu tập REVEAL . Ghi nhận chi tiết của bộ sưu tập của các tài liệu truy cập trên nước Anh, điều đó sẽ cho phép người sử dụng định ra vốn tài liệu của các nhan đề theo hình thức, ngôn ngữ và chủ đề cụ thể. Dự tính sẽ thực hiện chương trình này vào mùa xuân năm 2002.

Brazier, Helen, Dnae, Karen và Leeves, Juliet.(1999). Dự án chuyển đổi hồi cố NUCAF, giai đoạn 1- Điều tra. Báo cáo gửi Ban hợp tác LIC/STV giai đoạn 1

Chapman, Ann(1999). Dự án 1: xây dựng và phát triển mục lục liên hợp quốc gia cho tài liệu chuyển dạng. Phần A: Vai trò tương lai của NUCAF và đặc tính kỹ thuật của yêu cầu siêu dữ liệu. Báo cáo gửi Ban hợp tác LIC/STV của Dự án 1

Cả hai báo cáo này hiện có trên website của UKOLN tại địa chỉ www.ukoln.ac.uk

Chapman, Ann (2000) Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia nguồn lực tài liệu chuyển dạng : nghiên cứu tính khả thi

Báo cáo cho chương trình hợp tác và phối hợp Thư viện Anh từ Ban điều hành phát triển Reveal của STV www.revealweb.org.uk/about/suppliers.htm#content